Wer kennt das nicht? Die Besprechungwar mal wieder endlos, anschließend sind alle zwar müder, aber nicht einen Deut schlauer. Das nervt und kostet wertvolle Zeit. Und lässt sich mit der passenden Strategie vermeiden! Das Wirtschaftsmagazin Capital hat typische Meetingfehler analysiert. Faustregel: Für Teilnehmerzahl, Dauer und Punkte auf der Agenda gilt: Weniger ist oft mehr.

Scharf kalkulierter Zeitplan

Zeitangaben wie Dienstag, 9 bis 12 Uhr laden zum ausgedehnten Palaver ein. Ein straffer Zeitplan erhöht dagegen für alle den Druck, sich kurz zu fassen und schnell auf den Punkt zu kommen. Inhalte, die kurz und präzise abgehandelt werden, prägen sich zudem viel besser ein.

Überschaubare Agenda

Die Agenda sollte sich auf das Wesentliche beschränken und rechtzeitig zuvor an alle Teilnehmenden verschickt werden.

Relevante Runde

Statt alles in großer Runde zu besprechen, den Kreis lieber klein halten und bei Bedarf einzelne Kollegen gezielt zu bestimmten Punkten dazu bitten. So kommt man schneller zu konkreten Ergebnissen.

Mut zur Entscheidung

Wenn möglich, jedes Meeting mit einer finalen Übereinkunft abschließen. Ansonsten besteht die Gefahr, dass Entscheidungen immer wieder vertagt werden und sich die Diskussion endlos im Kreis dreht. Jeder sollte das Meeting mit klar definierten To-Dos samt Deadline verlassen.

Schriftliche Dokumentation

Um beim nächsten Treffen nicht wieder ganz von vorne anzufangen, unbedingt Protokoll schreiben und nach dem Meeting in die Runde schicken. Bei Folgetreffen lässt sich dann sofort an das Besprochene anknüpfen.

Verbindliche Regeln

Um unnötige Ablenkung und Störfaktoren zu vermeiden, sollten klare, verbindliche Regeln aufgestellt werden, beispielsweise „Alle checken Mails und Nachrichten nur in den dafür vorgesehenen Pausen.“ Oder: „Wer per Video-Call teilnimmt, stellt VOR dem Meeting sicher, dass die Technik funktioniert.“

Quelle: capital.de