So entkommt man der Email-Hölle

Jeden Tag landen Hunderte von Emails in unserem Posteingang. Das sind hunderte von Nachrichten, die beantwortet oder zumindest mal beachtet werden wollen – der Killer für jedes produktive Arbeiten. Selbst schuld, meint das US-Magazin Fast Company und gibt Tipps, wie man seine Email-Zeiten halbiert.

Erkenntnis Nummer 1, so sagt ein Managementberater in dem Fast Company-Beitrag: Am hohen Email-Aufkommen ist man in der Regel selbst schuld. Und: Das ständige Email-Checken ist eine Sucht. Genau wie die nach Alkohol, Drogen oder Spielen setzt sie das „Glücks“hormon Dopamin frei. Zudem checken viele Menschen ständig den Posteingang, um bloß nichts zu verpassen. Der Haken: All das kostet Energie und lenkt von wichtigeren Dingen ab.

Um dafür wieder mehr Zeit zu bekommen, rät der Beitrag:

> Post gehört auf die To-do-Liste. Email checken sollte ein eigener Programmpunkt mit festem Start- und Endpunkt werden. Egal, wie lange man fürs Abarbeiten braucht und ob man es sich einmal oder dreimal am Tag vornimmt, man sollte es gezielt machen und nicht mal hier, mal da.

> Verzichte aufs cc. Wer die eigenen Emails mit einem großen cc-Verteiler versendet oder ständig „an alle“ antwortet, muss sich nicht wundern, wenn viel zurückkommt. Vor dem Versenden also immer noch mal checken, ob wirklich alle Leute Bescheid wissen müssen. Und manchmal tut es auch ein einfaches Telefonat.

> Lass vorsortieren. Alle Email-Provider bieten die Möglichkeit, eingehende Emails gleich in Ordner zu verschieben. So kann man zum Beispiel Newsletter, Statusberichte oder Post von weniger wichtigen Absendern etc. schon mal aus dem Strom eingehender Post rausziehen und sich erst später gesammelt vorknöpfen.

> Der Posteingang ist keine erweiterte To-do-Liste. Viele Menschen lagern eingehende Emails im Posteingang, um sich daran zu erinnern, sie noch zu bearbeiten. Dadurch entsteht aber eine zweite To-do-Liste, die immer im Hintergrund lauert und ablenkt. Besser ist es, gleich beim ersten Bearbeiten zu entscheiden: weg damit, delegieren, ist in fünf Minuten zu erledigen (= und das dann auch gleich machen) oder braucht länger. Diese Email/diese Aufgabe dann als offiziellen Punkt in die To-do-Liste aufnehmen und gezielt (!) später abarbeiten.

> Informiere die anderen. Um Irritationen zu vermeiden, sollte man seinen Chef und seine Kollegen wissen lassen, dass man Emails nur noch kompakt zum Beispiel dreimal am Tag abarbeitet und dass zum Beispiel in der restlichen Zeit die Benachrichtigungsfunktion abgeschaltet ist. Für Notfälle sollte man vereinbaren, wie man alternativ zu erreichen ist.

Quelle:Fast Company