So gibt’s auf Emails auch eine Antwort

Jeder erhält pro Tag einige Dutzend bis einige Hundert Emails. Natürlich werden die meisten davon nur durchgewunken und nicht beantwortet. Dumm nur, wenn der Versender der Nachricht dringend eine Rückmeldung braucht. Wie man seine Emails so verfasst, dass der Empfänger auch tatsächlich antwortet.

Das US-Magazin Fast Company hat einige einfache Tipps zusammengestellt, die dafür sorgen, dass der Empfänger einer Email die Nachricht nicht einfach ignoriert, sondern sich tatsächlich wie gewünscht rührt.

Ganz simpel: Schon im Betreff um eine Antwort bitten. Wer ans Thema ein einfaches „Antwort benötigt“ oder „Bitte um Rückmeldung“ hängt, kann eher mit einer Antwort rechnen als ohne.

Betreffzeile aktualisieren, wenn sich das Thema ändert. Gehen Mails oft hin und her, klinken sich viele Beteiligte irgendwann geistig aus, sobald ihr Infobedürfnis zu dem Thema gestillt ist. Dann bekommen sie aber nicht mehr mit, wenn der diskutierende Rest ein neues Fass aufmacht.

Immer schön mit persönlicher Ansprache. Dann weiß der Adressat gleich, dass er keine Massen-Email vor sich hat, bei der meist keine Antwort erwartet wird.

Das Anliegen und das Timing gleich zu Beginn des Textes vorbringen und nicht irgendwo hinten begraben.

Kurz fassen. Studien zeigen, dass die Antwortrate bei Emails mit 50 bis 125 Worten am besten war. Auf längere Texte wurde deutlich weniger reagiert.

Einfach formulieren. Wer auf Grundschulniveau schreibt – lesbar, mit einfachen Worten und kurzen Sätzen – kann mit mehr Rückmeldungen rechnen als ein Schreiber, der sich um Hochschulniveau bemüht.

Mit Emotionen spielen. Studien zeigen, dass der gut dosierte Einsatz von positiven und negativen Gefühlen (toll, prima, wundervoll, schlecht, schlimm,…) zu mehr Rückmeldungen führt als eine gefühlsneutrale oder eine hochemotionale Nachricht.