Warum manche Menschen produktiver sind als andere

Klar, jeder hat im Büro mal gute Tage und mal weniger gute. Phasen, an denen man einfach nichts geschafft bekommt. Trotzdem gibt es Menschen, denen so etwas seltener passiert als anderen. Das Magazin Harvard Business Review hat mal analysiert, was diese Zeitgenossen anders machen.

Dazu hat das Magazin eine Studie ausgewertet, an der knapp 20.000 Berufstätige aus aller Welt teilgenommen und Fragen zu ihrer Arbeitsweise und ihrem beruflichen Erfolg beantwortet haben.

Zunächst stellt der Beitrag mal allgemein fest, dass längere Arbeitszeiten nach dieser Umfrage nicht dazu führen, dass man mehr weggeschafft bekommt. Zusätzliche Nachtschichten im Büro lohnen also nicht. Zudem entpuppten sich ältere und berufserfahrenere Menschen als produktiver als Jüngere und Berufseinsteiger. Mit der Zeit wird also alles besser.

Drittens ergab die Analyse, dass sich Männer und Frauen in Sachen Produktivität nicht unterscheiden, dass sie diese aber auf unterschiedlichen Wegen steigern. So achten Frauen zum Beispiel mehr darauf, Meetings effektiv zu gestalten, zum Beispiel, indem sie die Agenda im Vorfeld an alle rausschicken, Konferenzen konsequent auf höchstens 90 Minuten begrenzen und mit einem konkreten Aktionsplan beenden. Frauen legen zudem öfter als Männer schon am Vorabend eine To-do-Liste für den nächsten Tag an und kümmern sich schneller um wichtige Emails.

Männer dagegen, so zeigt die Studie, kommen besser mit Email-Fluten klar, weil sie zum Beispiel den Posteingang seltener ansehen und dabei weniger wichtige Nachrichten links liegen lassen können. Zudem planen sie öfter freie Zeiten in ihre Agenda ein – eine wichtiger Tipp aus dem Zeitmanagement – und arbeiten mit Entwürfen, bevor sie sich an ein Memo setzen.

Aus der Analyse der Antworten leitet der Beitrag drei Strategien für mehr Produktivität ab:

> Sich gut organisieren. Das umfasst: Den kommenden Arbeitstag schon am Vorabend planen, Prioritäten vergeben und zu jedem Termin grob die Zielsetzung notieren. Vor jedem Meeting die Tagesordnung herummailen. Bevor man größere Unterlagen durchforstet, vorher überlegen, zu welchem Zweck man das tut. Für größere Texte immer erst ein inhaltliches Konzept entwerfen. Das hält einen inhaltlich auf Kurs.

> Strategien gegen die Info- und Aufgabenflut entwickeln. Das kann helfen: Für tägliche Abläufe wie Frühstücken oder Anziehen Routinen entwickeln – dann muss man nicht lange drüber nachdenken. Freie Zeiten im Tagesplan vorsehen, für Unvorhergesehenes und Notfälle. Nur einmal pro Stunde den Nachrichteneingang auf dem Smartphone etc. checken. Nachrichten kurz überfliegen mit Blick auf Absender und Thema. Große Projekte zerkleinern und sich für jeden Teilabschnitt belohnen. Delegieren.

> Die Zusammenarbeit verbessern. Und zwar so: Meetings auf maximal 90 Minuten befristen. Am Ende jeden Treffens einen Aktionsplan und Verantwortlichkeiten verabreden. Nachrichten von Menschen, die für einen wichtig sind, immer sofort beantworten. Bei Meetings lieber frei anhand von ein paar Notizen vortragen als einen ganzen Text vorlesen. Ziele und Erfolgsparameter klar fürs Team kommunizieren. Eine Fehlerkultur etablieren – also Abläufe einführen, die dazu beitragen Fehler in Zukunft zu vermeiden, statt sich immer gegenseitig die Schuld zu geben.

Übrigens: Die größten Produktivitätsdiebe sind die lieben Kollegen. Das ergab eine Online-Umfrage unter rund 1.100 Beschäftigen von YouGov und Statista, aus der das Magazin Capital zitiert. 66 Prozent der Frauen und 58 Prozent der Männer gaben private Gespräche mit den Kollegen als häufigste Quelle für Ablenkungen im Job an. Auf Platz zwei folgte die Geräuschkulisse, die im Büro herrscht und auf den Plätzen drei bis fünf dann die digitale Technik mit Smartphone, privaten Messenger und privaten Emails.

Quelle: hbr.org, capital.de