Zwei Tage nicht im Büro und schon quillt der Posteingang über? Das kennt wohl fast jeder. Die Zahl der beruflichen E-Mails steigt und steigt – und damit leider auch das Risiko, dass Deine Nachrichten ignoriert oder schlichtweg übersehen werden. Ärgerlich, wenn zeitkritische Projekte darunter leiden oder Dir berufliche Chancen entgehen, weil der Empfänger nicht auf Deine Mails reagiert.
„Haben Sie meine Mail erhalten?“
Per Mail nachzufragen, wo die Antwort bleibt, ist keine besonders elegante Lösung. Dass Mails nicht zugestellt werden, ohne dass Du eine automatische Warnung erhälst, dürfte heute die Ausnahme sein. Dass der Empfänger keine Zeit oder keine Lust hat, Dir zu antworten, erscheint leider weitaus wahrscheinlicher. Gut möglich, dass wiederholtes Nachfragen erst recht nervt. Besser, Du dringst also gleich beim ersten Versuch durch. Wie das klappt, erklären die Zeitmanagement-Coaches Cordula Nussbaum und Thomas Mangold im Handelsblatt.
Im Betreff auf den Punkt kommen
Eine aussagekräftige Betreffzeile erhöhe nicht nur die Chancen, dass der Empfänger die Nachricht gleich öffnet. Sondern auch, dass er sie schnell wiederfindet, falls er sie erst später bearbeiten möchte, sagt Nussbaum. Ihr Tipp. Häufig genutzte Begriffe wie „Meeting“ solltest Du mit konkreten Daten und weiteren Schlagworten versehen. Zum Beispiel: „Meeting 3.12. – Infos, Agenda und eine Frage vorab“. Betreffzeilen wie „AW: Re:Fwd wg. Frage zu Projekt“ sind dagegen wenig hilfreich.
Call to Action formulieren
Eine eindeutige Deadline für die gewünschte Rückmeldung zu formulieren, ist keineswegs unhöflich, sondern aus Sicht der Kommunikationsexperten sogar Pflicht –
zumindest, wenn Eure Mail ein konkretes Projekt voranbringen soll. „Eine Deadline gibt dem Empfänger eine Chance zu priorisieren“, erklärt Nussbaum. Von Mails mit hoher Priorität, Ausrufezeichen und Zusätzen wie „EILIG“ raten die Experten allerdings ab. Besser: Den sogenannten „Call to action“ – schon in den Betreff schreiben, zum Beispiel: „Infos für Meeting am 3.12. – bitte bis 30.11. Unterlagen einreichen“. Das sei okay, wenn sich alle Beteiligten bereits gut kennen, sagen die Berater.
Freundlich nachhaken
Weiterer Pluspunkt einer klar kommunizierten Deadline: Wenn sie naht oder sogar schon abgelaufen ist, kannst Du eine freundliche Erinnerungsmail schicken. Hilfreich sei es oft, sein Anliegen kurz zu begründen, zum Beispiel: „Denken Sie bitte noch daran, die Unterlagen zur Kostenkalkulation zu schicken, damit wir vor dem Meeting am morgigen Donnerstag (3.12.) alle Zahlen integrieren können.“
Nicht am falschen Ende sparen.
Grundsätzlich raten Nussbaum und Mangold bei Emails zur Kürze, denn das erhöhe die Chancen auf zügige Bearbeitung. Falls mehr als zehn Sätze erforderlich sind, empfehle es sich, den Inhalt mit Fettungen oder Bulletpoints zu strukturieren. Höflichkeit sei dagegen keine Zeitverschwendung. „Zeit für Respekt ist immer“, meint Coach Nussbaum. Eine höfliche Begrüßung und eine wertschätzende Abschiedsformulierung sind aus Sicht der Expertin Pflicht und können ebenfalls die Antwortwahrscheinlichkeit erhöhen.
Ihr abschließender Tipp: Nicht immer ist Email der beste Kanal. Bei komplexen oder sehr eiligen Anfragen lieber gleich zum Telefon greifen.
Quelle: Handelsblatt.com